Cách viết email xin việc giúp ứng viên thuyết phục được nhà tuyển dụng là vấn đề luôn được nhiều người quan tâm. Trong đó, người viết cần phải chú ý chi tiết từng phần khác nhau để tạo nên một email chuyên nghiệp, chỉn chu. Dưới đây là hướng dẫn phương pháp viết email cho người đi làm.
Mẫu email xin việc mới nhất 2023
Trước khi tìm hiểu về kỹ thuật viết email xin việc, bạn có thể tham khảo sơ lược một số mẫu email thông dụng hiện nay.
Mẫu email xin việc cho sinh viên, người mới ra trường
Dưới đây là mẫu email xin việc dành cho các bạn sinh viên mới ra trường và mong muốn ứng tuyển vào một số vị trí nhất định.
Mẫu email xin việc cho người đã có kinh nghiệm
Đối với người có kinh nghiệm, cách viết email xin việc thường sẽ tuân theo lối hành văn như sau:
Mẫu email xin việc Business Analyst
Người muốn ứng tuyển ở vị trí Business Analyst có thể tham khảo cấu trúc viết email theo mẫu như sau:
Mẫu email xin việc cho Developer
Người muốn ứng tuyển vào vị trí Developer có thể xem xét dạng email xin việc như sau:
Cách viết email xin việc chuẩn chỉnh và chuyên nghiệp
Để các bạn có được góc nhìn chuyên sâu về email xin việc, dưới đây là hướng dẫn cách viết email chỉn chu và bài bản.
Địa chỉ và tên hiển thị email
Ở phần tên email, các bạn cần phải viết đầy đủ họ tên của bản thân để thể hiện sự chuyên nghiệp. Trong trường hợp tài khoản đã được sử dụng thì các ứng viên có thể thêm ký tự đặc biệt liên quan đến trường học, ngày sinh, vị trí công việc,… Tuyệt đối không dùng tên email được đặt theo thần tượng, trend giới trẻ, nhân vật game,…vì điều này không phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Tiêu đề email
Tên hiển thị email cũng là yếu tố cần lưu ý trong cách viết email xin việc. Nhiều ứng viên thường mắc phải hai lỗi thông dụng như sau:
- Tên hiển thị không phải tên thật.
- Tên hiển thị không viết thường.
Mặc dù lỗi này không quá lớn, nhưng điều đó có thể gây ấn tượng không tốt cho nhà tuyển dụng. Điều này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến việc họ ra quyết định chấp nhận cho phép các bạn tham gia phỏng vấn. Sau đây là cách cài đặt tên hiển thị email chuẩn chỉnh:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn vào phần Cài đặt (Setting) → Nhấp vào mục Tài khoản và Nhập (Accounts and Import)
- Bước 2: Sau đó nhấp vào Chỉnh sửa thông tin (Edit info)
- Bước 3: Bạn chỉ cần điều chỉnh tên hiển thị giống với tên thật.
- Bước 4: Cuối cùng chọn lưu thay đổi (Save) để hoàn tất.
Ngoài ra, nhiều đơn vị tuyển dụng khi đăng tin sẽ yêu cầu ứng viên điền tiêu đề theo mẫu, lúc này bạn chỉ việc thực hiện chính xác yêu cầu là hoàn thành. Ngược lại, nếu nhà tuyển dụng không có quy định cụ thể cho tiêu đề email thì bạn có thể viết theo cấu trúc như sau:
- Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] – [Tên của bạn]
- Họ và tên – Vị trí ứng tuyển – Tên doanh nghiệp, công ty – Thời gian ứng tuyển
- Họ tên – Vị trí ứng tuyển – Tên doanh nghiệp, công ty ứng tuyển
Mở đầu email
Theo các chuyên gia, cách viết email xin việc chuyên nghiệp ở phần mở đầu là nên có lời thể hiện sự tôn trọng người nhận mail. Ví dụ như Kính gửi, Thân ái, Gửi,…tùy theo từng trường hợp khác nhau. Cụ thể một số mẫu:
- “Kính gửi – Anh/chị – Tên – Chức vụ của họ” (Khi bạn đã biết rõ thông tin người nhận)
- “Kính gửi Bộ phận nhân sự – Tên Công ty” (Khi bạn chưa biết rõ thông tin người nhận)
Nội dung chính của email
Đối với phần nội dung chính của email xin việc, ứng viên cần cung cấp thông tin về ưu điểm của bản thân. Đây là phần quan trọng để bạn marketing cho thương hiệu cá nhân nhằm gây ấn tượng với nhà tuyển dụng.
Phần nội dung bao gồm:
- Giới thiệu tổng quan về bản thân
- Mục đích gửi email (nêu rõ vị trí công việc muốn ứng tuyển), đăng tải (Facebook, trang web tuyển dụng…).
- Tóm tắt trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc đang muốn ứng tuyển.
- Đính kèm Portfolio, CV, thư giới thiệu (nếu có) để làm tăng độ uy tín cho email.
Phần kết email
Đến với phần kết email, các bạn nên gửi lời cảm ơn chân thành đến với đơn vị tuyển dụng vì đã dành thời gian đọc nội dung. Ngoài ra, đừng quên bày tỏ hy vọng mong muốn nhận được phản hồi sớm nhất từ công ty. Bạn nên viết đoạn kết ngắn gọn để tạo cảm giác thoải mái cho nhà tuyển dụng.
Tài liệu đính kèm
Bên cạnh tìm hiểu cách viết email xin việc, gửi hồ sơ uy tín cũng có thể làm tăng xác suất được nhận phỏng vấn. Nội dung hồ sơ bao gồm: Đơn xin việc, CV và các chứng chỉ chuyên ngành. Đừng quên đính kèm tệp (CV, Portfolio, Cover letter, thư giới thiệu,…) trước khi gửi mail.
Lưu ý, bộ hồ sơ này đóng vai quan trọng để nhà tuyển dụng dễ dàng nhìn nhận năng lực và hiểu rõ hơn về ứng viên. Mặc dù không bắt buộc nhưng đây là cơ hội để các bạn ghi điểm trong mắt doanh nghiệp.
Chữ ký email
Nếu muốn bổ sung chữ ký vào email một cách chỉn chu, các bạn nên cân nhắc làm email điện tử. Thông tin chữ ký bao gồm:
- Họ tên
- Chức vụ/ngành học/chuyên môn
- Địa chỉ/số điện thoại
Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh đạt tiêu chuẩn
Nếu muốn ứng tuyển công việc ở các doanh nghiệp nước ngoài, các bạn cần phải học cách viết email tiếng Anh theo nguyên tắc như sau:
Cách viết tiêu đề email
Tương tự cách viết email xin việc bằng tiếng Việt, tiêu đề tiếng Anh là yếu tố nổi bật giúp ứng viên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng. Cụ thể như sau:
- Job Application: [Your Full Name] for [Job Title]
- Expressing Interest: [Job Title] Position – [Your Full Name]
- [Your Full Name] – Application for [Job Title]
- [Job Title] Application via [Where You Found the Job Listing] – [Your Full Name]
- Application for [Job Title] Position – [Your Full Name]
Cách viết nội dung email
Sau khi hoàn thành phần tiêu đề, bạn cần học kỹ năng viết email xin việc chỉn chu và kỹ lưỡng ở nội dung. Một số phần chính cần lưu ý như sau:
- Lời chào (Salutation): Ứng viên nên sử dụng lời chào cho nhà tuyển dụng một cách trang trọng, ví dụ như Dear [Recipient’s Name]. Trong trường hợp nếu bạn chưa rõ tên người nhận, bạn có thể viết “Dear Hiring Manager”.
- Giới thiệu bản thân (Introduction): Giới thiệu tổng quan về bản thân để nhà tuyển dụng hiểu sơ lược về ứng viên.
- Nội dung chính (Body of the Email): Các bạn sẽ nêu rõ toàn bộ thông tin liên quan đến học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, đáp ứng các tiêu chí với vị trí bạn muốn ứng tuyển.
- Kết luận (Closing Statement): Bày tỏ sự hứng thú với công việc và mong muốn được tham gia phỏng vấn.
- Chữ ký (Professional Sign-Off): Dùng một lời chào trang trọng để kết thúc email, điển hình như “Best regards” hoặc “Sincerely,” kèm theo là tên đầy đủ của ứng viên.
- Đính kèm (Attachments): Đính kèm award certificates, CV, tài liệu yêu cầu, thư giới thiệu,…
- Thông tin liên hệ: Bạn cần cung cấp địa chỉ email, số điện thoại, đường link dẫn đến portfolio trực tuyến hoặc trang mạng xã hội,…
Email bằng tiếng Anh cho vị trí Project Manager
Nếu muốn biết cách viết email xin việc cho vị trí Project Manager, bạn có thể tham khảo mẫu như sau:
Email bằng tiếng Anh cho vị trí Giáo viên
Đối với những ai muốn ứng tuyển vị trí giảng dạy ở công ty nước ngoài, bạn có thể áp dụng cách viết email theo mẫu sau đây:
Email bằng tiếng Anh cho vị trí Front-end Developer
Những bạn yêu thích công việc lập trình giao diện website hay còn gọi là Front-end Developer có thể viết email xin việc như sau:
Bí quyết gửi email xin việc hiệu quả cao
Sau khi đã thuần thục cách viết email xin việc chuyên nghiệp, bạn cần tích lũy kinh nghiệm gửi email hiệu quả để nhận được lời mời từ nhà tuyển dụng.
Ghi rõ ràng vị trí ứng tuyển
Mỗi ngày, đơn vị tuyển dụng phải nhận được rất nhiều bộ hồ sơ từ các ứng viên của vị trí khác nhau. Do đó, bạn cần ghi rõ ràng vị trí công việc trong email để nhà tuyển dụng thuận tiện kiểm tra và sàng lọc. Trường hợp nếu không viết rõ vị trí ứng tuyển thì khả năng cao là email của bạn sẽ bị loại ngay từ đầu.
Trình bày email ấn tượng
Trước khi xem phần nội dung, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá cách làm việc của ứng viên thông qua hình thức trình bày email. Do đó, bạn cần kiểm tra kỹ từng dòng, đảm bảo mỗi dòng đều gọn gàng, dễ đọc và tuyệt đối không được phép sai chính tả.
Nội dung email đúng trọng tâm
Nội dung chính của email là yếu tố cốt lõi quyết định bạn có được phỏng vấn hay không. Phần này không cần phải viết quá dài và đảm bảo trình bày cô đọng về kiến thức, kỹ năng và giá trị mà bạn có thể trao cho công ty. Qua đó, nhà tuyển dụng sẽ dễ dàng đánh giá năng lực của ứng viên.
Kiểm tra lại nội dung email trước khi gửi
Trước khi gửi email xin việc, các bạn cần kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ nội dung email từ phần tiêu đề đến kết thúc. Tránh trường hợp sai chính tả, gõ sai tên người nhận hoặc vô tình gửi cho nhiều đơn vị. Việc kiểm tra email sẽ thể hiện sự chỉn chu và cẩn trọng của bạn trong công việc.
Qua nội dung trong bài, chúng tôi đã hướng dẫn cách viết email xin việc một cách chi tiết. Hướng nghiệp spa hy vọng những chia sẻ trên có thể tiếp thêm động lực và sự tự tin để bạn ứng tuyển vào vị trí công việc mà bản thân mong muốn. Chúc bạn thành công
Bình luận