5S là gì? Cách áp dụng 5S trong doanh nghiệp

5S là gì? 5S tập trung vào việc đặt mọi thứ vào đúng với vị trí, giữ cho nơi làm việc luôn sạch sẽ, tinh gọn, giúp nhân viên thực hiện công việc dễ dàng và không bị lãng phí thời gian hay xảy ra những tai nạn lao động trong quá trình làm việc. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

5S là gì?

5S là tên gọi của một phương pháp quản lý và môi trường làm việc được áp dụng rộng rãi tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Phương pháp này được bắt nguồn từ Nhật Bản với mục đích giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc. Tên gọi 5S là viết tắt của 5 chữ cái đầu tiên của 5 yếu tố gồm: Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp), Seiso (sạch sẽ), Seiketsu (săn sóc), Shitsuke (sẵn sàng).

Sau đây là phân tích cụ thể 5 yếu tố trên nhằm giúp bạn hiểu rõ hơn 5S là gì:

• Seiri (sàng lọc): Đầu tiên, để có được hiệu suất công việc tốt hơn, bạn cần sàng lọc và phân loại các đồ dùng tại khu vực làm việc. Những vật dụng cần thiết nên được sắp xếp tại các vị trí dễ dàng nhìn thấy. Ngược lại, những vật dụng không cần thiết, không liên quan cần được loại bỏ.
• Seiton (sắp xếp): Sau khi sàng lọc vật dụng tại vị trí làm việc, bạn tiến hành sắp xếp chúng. Các vật dụng nên được sắp xếp theo thứ tự cần thiết và được để tại các vị trí thuận tiện. Tuy nhiên, việc sắp xếp này cần đảm bảo tính an toàn và tuân theo quy định của công ty, doanh nghiệp.
• Seiso (sạch sẽ): Để tạo ra môi trường làm việc thoải mái và sạch sẽ, nhân viên cần thực hiện vệ sinh khu vực làm việc thường xuyên. Việc lau chùi và dọn dẹp này còn giúp đảm bảo sức khỏe cho mọi người. Đồng thời các thiết bị, máy móc ở đó cũng được vận hành tốt và bền hơn.
• Seiketsu (săn sóc): Yếu tố này có thể được hiểu đơn giản là duy trì 3 yếu tố trên một cách rõ ràng, liên tục. Phạm vi trách nhiệm, tần suất, cách thức cụ thể cần được lên kế hoạch và quy định rõ ràng với nhân viên.
• Shitsuke (sẵn sàng): Cuối cùng chính là sự tự giác và nghiêm túc. Việc tự giác duy trì và thực hiện các quy định trong môi trường làm việc tạo ra sự đoàn kết giúp tăng năng suất công việc hơn.

Vì sao các doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp 5S

Sau khi hiểu rõ 5S là gì, chắc hẳn bạn đã hiểu được phần nào lý do các doanh nghiệp nên áp dụng nó. Đây là phương pháp đem lại lợi ích cho cả doanh nghiệp lẫn người lao động.

Lợi ích đối với doanh nghiệp

Phương pháp 5S được áp dụng phổ biến vì nó giúp đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích sau:

• Tăng năng suất và hiệu quả công việc: Môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ giúp nhân viên thoải mái tinh thần. Từ đó nâng cao hiệu quả công việc. Đồng thời, khi các thiết bị, vật dụng được dễ dàng tìm kiếm và sử dụng góp phần giúp giảm thiểu thời gian tìm kiếm, tăng năng suất công việc hơn.
• Giảm chi phí: Phương pháp 5S giúp giảm thiểu lãng phí và giảm chi phí hiệu quả. Việc sắp xếp vật dụng ngăn nắp và lau dọn thường xuyên giúp hạn chế tình trạng mất mát hay hư hỏng.
• Tăng tính cạnh tranh: Không chỉ tạo ra môi trường làm việc lành mạnh cho nhân viên. Việc sạch sẽ, ngăn nắp, có tổ chức còn giúp doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt với khách hàng, đối tác. Từ đó tăng tính cạnh tranh và giữ chân khách hàng.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Phương pháp 5S giúp tăng hiệu suất công việc. Từ đó chất lượng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp cũng được hoàn thiện hơn.
• Đảm bảo an toàn: Môi trường làm việc sạch sẽ và được sắp xếp gọn gàng giúp tăng sự an toàn cho nhân viên trong môi trường làm việc.

Lợi ích đối với nhân viên

Bên cạnh đem lại lợi ích cho doanh nghiệp thì phương pháp 5S còn có những lợi ích sau đối với nhân viên:

• Tăng tính tự giác và trách nhiệm: Việc sắp xếp các vật dụng và vệ sinh môi trường làm việc giúp nhân viên rèn luyện tính tự giác và trách nhiệm. Đây là một đức tính tốt giúp tăng hiệu suất công việc và góp phần xây dựng đời sống lành mạnh cho nhân viên.
• Tăng sự thoải mái và sáng tạo: Theo nghiên cứu của các chuyên gia, việc xây dựng một không gian làm việc gọn gàng, sạch đẹp giúp nhân viên thoải mái và tăng tính sáng tạo trong công việc.

Cách áp dụng 5S trong doanh nghiệp hiệu quả

Sau khi hiểu rõ phương pháp 5S là gì và lợi ích mà nó mang lại, chắc hẳn bạn đã hiểu tại sao các doanh nghiệp đang khó khăn trong việc tổ chức môi trường làm việc nên áp dụng phương pháp này. Tuy nhiên, để áp dụng 5S trong doanh nghiệp hiệu quả, chúng ta cần lưu ý một số điều sau:

• Đối tượng tham gia: Để tạo ra một hệ thống quản lý thành công, toàn bộ doanh nghiệp cần tham gia vào đó. Bao gồm lãnh đạo, nhân viên và các bộ phận trong doanh nghiệp.
• Tài liệu hướng dẫn: Để bắt đầu triển khai 5S, bạn cần chắc chắn rằng toàn bộ nhân viên, cán bộ trong doanh nghiệp hiểu rõ về nó. Đồng thời, tài liệu hướng dẫn cũng cần có những quy định và chế tài hợp lý để nhân viên tuân thủ.
• Vật liệu hỗ trợ: Bao gồm văn phòng phẩm, vật dụng và thiết bị cần thiết để sắp xếp môi trường làm việc.
• Dụng cụ vệ sinh: Để lau dọn sạch sẽ, doanh nghiệp cần chuẩn bị các vật dụng như: khăn lau, chất tẩy rửa,…
• Công cụ đánh giá: Đây là bước không thể thiếu khi triển khai bất kỳ hệ thống nào trong doanh nghiệp. Bạn có thể triển khai đánh giá hiệu quả thông qua checklist, bảng điểm hoặc các mẫu khảo sát.

Những yếu tố giúp quy trình 5S thành công

Các doanh nghiệp đều mong muốn đạt được kết quả tốt và thành công trong việc triển khai quy trình 5S. Để thực hiện được điều đó, doanh nghiệp, cần thực hiện một số yếu tố quan trọng sau:

• Sự hỗ trợ đến từ ban lãnh đạo

Để đảm bảo chất lượng quy trình 5S trong quá trình triển khai, ban lãnh đạo cần quan tâm và có trách nhiệm nghiêm túc với nó. Bên cạnh việc giới thiệu 5S là gì đến nhân viên, đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể và giám sát, ban lãnh đạo cần cung cấp các chỉ dẫn và công cụ cần thiết. Đồng thời lắng nghe phản hồi từ nhân viên để có những điều chỉnh phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp.

Để toàn bộ nhân viên thực hiện 5S một cách nghiêm túc và tự giác, ban lãnh đạo cần tạo ra môi trường làm việc tích cực để nhân viên thoải mái đóng góp ý kiến. Sự khuyến khích bằng những phần thưởng nhỏ cho nhân viên khi hoàn thành tốt 5S sẽ là động lực cho họ.

• Có sự đồng nhất giữa các bộ phận

Một yếu tố quan trọng để quy trình 5S thành công chính là sự đồng nhất giữa các bộ phận. Phương pháp 5S cần được triển khai công bằng và đồng bộ trong toàn doanh nghiệp. Điều này giúp các bộ phận cạnh tranh tích cực và học hỏi lẫn nhau. Từ đó có thể tìm ra các cách thức thực hiện 5S hiệu quả hơn và cải tiến nó.

• Liên tục cập nhật xu hướng

Một doanh nghiệp phát triển không thể đứng yên một chỗ. Vậy nên để đảm bảo quy trình 5S duy trì được hiệu quả trong hiện tại lẫn tương lai, doanh nghiệp cần liên tục cập nhật các xu hướng trên thị trường.

Các sự thay đổi về thiết bị, vật dụng hay không gian làm việc, cách thức làm việc đều cần được quan tâm. Những điều này cần được cập nhật thay đổi trong quy trình 5S để phù hợp với xu thế, doanh nghiệp không nên quá cứng nhắc dẫn đến giảm năng suất công việc.

• Đánh giá định kỳ kết quả

Phương pháp đo lường hiệu quả của quy trình 5S chính là đánh giá định kỳ. Việc đánh giá định kỳ kết quả nhằm giúp doanh nghiệp nhìn nhận được hiện trạng. Đồng thời phát hiện những mặt tích cực cần phát huy và lỗ hổng cần sửa chữa trong những giai đoạn tiếp theo.

Trong quy trình 5S, nhân viên cần tự giác và có trách nhiệm dọn dẹp không gian làm việc của mình hằng ngày. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc gắn kết và nâng cao hiệu quả công việc. Hy vọng qua bài viết trên, bạn đã biết được phương pháp 5S là gì và có được những kiến thức hữu ích liên quan đến nó.